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一般企業(yè)大型會議活動(dòng)，都會考慮請專業(yè)的會議策劃公司，或者是活動(dòng)策劃公司來完成，因?yàn)榇笮蜁h策劃是一項(xiàng)非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項(xiàng)目。當(dāng)會議策劃公司或者活動(dòng)策劃公司在接到任務(wù)后，首要的任務(wù)就是進(jìn)行提前對會議的會前、會中、會后進(jìn)行周密的策劃，同時(shí)要考慮宣傳、布置、設(shè)計(jì)、物料、邀約、如果有旅游活動(dòng)，還要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列，可以說會議策劃是一項(xiàng)甚是周密的系統(tǒng)工作。

一般在找到合適的合作方后，并不意味著作為會議執(zhí)行方就沒有什么可做的。但想要會議能順利進(jìn)行，主辦方還需要深入把握很多細(xì)節(jié)工作，下面就針對主辦方（企業(yè)本身）須提前的準(zhǔn)備工作進(jìn)行詳見拆解：


1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來做，做出會議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”。
2、如果會議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或者通知單，邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。
3、會議開始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務(wù)費(fèi)的，主辦方還得負(fù)責(zé)收取會務(wù)費(fèi)。
4、取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。
5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告知會議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、在會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)的詢問，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。
7、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。
8、報(bào)到結(jié)束后，及時(shí)通知會議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)調(diào)解決，避免酒店和您不必要的麻煩。
9、一般情況下以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會議，并確認(rèn)各單位與會代表人數(shù)。
10、制定與公司和此會議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算。
11、與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時(shí)間。
12、做好會議期間的協(xié)調(diào)工作。
13、會議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況做出此次會議的總結(jié)報(bào)告、備檔。